2.【導入後の変化：管理・実務】「メールをフォルダ分けする手間」が消え、確認作業が劇的に加速

ーーー「ハッサク」を導入して、その煩雑さはどう変わりましたか？

雲尾さん：今は各社の情報がハッサクという一つの「掲示板」に集約されている感覚です。
以前のように、どのメールが誰に関するものか探したり、フォルダ分けしたりする手間が一切なくなりました。
一箇所を見れば全ての状況がわかるので、確認作業のスピードは劇的に上がりましたね。

田中さん：サポート体制にも助けられました。チャットですぐに返信をいただけるので、操作で迷っても止まることがありません。
電話と違ってやり取りがログとして残るので、他のメンバーも後から内容を追える。
この「記録に残る」という安心感は、紙や電話の時代にはなかったものです。

大内さん：最初は操作に慣れない部分もありましたが、ハッサク事務局の方の説明が分かりやすかったですね。
操作してみて初めて分かることもありましたが、質問するとすぐに回答をいただける。そのスピード感が、導入初期の安心感に繋がりました。

3.【導入後の変化：現場視点】「誰かしか知らない情報」をゼロに。3人で状況を共有できる安心感

ーーー情報の共有という面では、チーム内にどのような変化がありましたか？

大内さん：派遣スタッフさん一人ひとりの状況に寄り添えるようになりました。
以前は情報の濁流に飲まれて、「どのメールが誰のことか」を判別するだけで精一杯でした。
今はスタッフ名と所属部署が紐づいて管理されているので、「この人は今こういう状況だな」と、余裕を持ってフォローができる。
あと、ハッサクの「社内備考欄」がすごく便利なんです。

雲尾さん：部署間で口頭でやり取りした細かなメモを備考欄に残しておけるので、情報の引き継ぎミスがなくなりました。

大内さん：実はその備考欄、最初は使いこなせていなかったんです。
でも、雲尾が活用しているのを見て「これは便利だ」と（笑）。
今は、二人が不在の際も私がハッサクで契約期間などを確認し、退寮の段取りなどをスムーズに進められています。
情報が可視化されたことで、「一人で抱え込む」状態がなくなり、3人の誰でも状況が確認できる体制になりました。

田中さん：以前は、誰か一人が受けた電話の内容が共有されず、情報の「片方しか知らない」状態がよく起きていました。
今はシステムを見れば全員が最新の状態を把握できる。3人で状況を共有できているという実感が、業務の質を変えました。

4.【最大の成果・展望】事務作業から解放され、採用担当が「攻め」の活動へ

ーーー導入によって得られた、最も大きな成果は何でしょうか？

田中さん：「安心感」が生まれたことですね。システムで情報が可視化されたおかげで、自信を持って他の2人に業務を任せられるようになりました。
これまでは私がデスクにかじりついて事務作業をしなければ回らなかったのですが、今は安心して外に出られます。
就職イベントや学校訪問など、人事本来の「攻め」の仕事に時間を割けるようになったのが一番の収穫です。

ーーー同じ悩みを抱える施設の方へ、アドバイスをお願いします。

田中さん：派遣会社を5社以上使っているなら、絶対に楽になります（笑）。ぜひ使ってほしいですね。

雲尾さん：複数の窓口を使い分けている企業さんなら、窓口が一括管理できるだけで、日々のストレスが驚くほど軽減されると思いますよ。